Comment archiver des e-mails dans une boîte de réception Microsoft Outlook

30 octobre 2021

Si vous n'avez pas assez d'espace pour accueillir de nouveaux e-mails, vous finirez probablement par manquer des informations importantes. Le manque d'espace libre peut également entraîner d'autres problèmes tels que votre Microsoft Outlook compte fonctionnant très lentement.

En outre, vos fonctionnalités de messagerie telles que l'envoi et la réception d'e-mails peuvent devenir quelque peu amusantes. Si tel est le cas, vous devriez essayer de vérifier la taille de votre boîte de réception Outlook et vous pourriez être choqué de réaliser à quel point elle est pleine.

Plus fournisseurs de services de messagerie vous offre beaucoup d'espace de stockage, mais vos e-mails peuvent s'accumuler au fil du temps, ce qui gonfle votre compte. Dans cette situation, l'archivage de certains dossiers peut être très utile pour libérer de l'espace.



L'archivage de vos e-mails consiste à déplacer les e-mails de votre boîte de réception de votre serveur de messagerie vers un dossier d'archivage sur votre ordinateur local. Cela libère de l'espace et est extrêmement important pour tous les utilisateurs d'Outlook qui ont reçu des notifications leur demandant de libérer de l'espace en raison du dépassement de leur quota de stockage de courrier électronique.

Microsoft Outlook est livré avec une fonctionnalité d'archivage qui peut archiver vos e-mails, notes et même des rappels de calendrier dans un dossier externe. Cela facilitera vos fonctionnalités de messagerie, en lissant essentiellement votre Outlook.

Ainsi, le programme d'archivage d'Outlook peut s'exécuter de deux manières :

  • Outlook AutoArchive : Cela archivera automatiquement les e-mails selon un calendrier stipulé qui sera spécifié par vous.
  • Archivage manuel : l'archivage manuel de vos e-mails vous permettra d'archiver des e-mails à tout moment et d'archiver uniquement certains dossiers et sous-dossiers spécifiques. De plus, il vous permet également de remplacer les paramètres d'archivage automatique.

Vous pouvez choisir l'un ou l'autre selon vos préférences, et ce blog vous montrera comment faire de même avec des instructions étape par étape.

Archiver les e-mails dans une boîte de réception Microsoft Outlook

Table des matières

Que sont les fichiers Outlook archivés ?

Archivé Fichiers ou dossiers Outlook sont ces e-mails, notes, tâches ou autres informations qui, après avoir dépassé un certain âge ou une certaine période, sont déplacés de votre boîte de réception Outlook vers un fichier externe (un fichier .pst). Les fichiers PST sont l'abréviation de fichiers Personal Store et sont stockés sur votre disque dur local. Vous pouvez les ouvrir à tout moment via votre e-mail pour consulter le contenu Outlook archivé.

Archivage automatique des dossiers Outlook

Plutôt que de configurer manuellement vos paramètres d'archivage Outlook, vous pouvez également utiliser la fonction d'archivage automatique. En outre, cette fonctionnalité peut être activée par défaut pour quelques dossiers Outlook. Les éléments d'Outlook qui dépasseraient un âge spécifique sont automatiquement déplacés ou archivés dans un fichier PST.

En outre, le paramètre par défaut crée le fichier PST à l'emplacement indiqué ci-dessous :

C:Users\AppDataLocalMicrosoftOutlook

Le tableau donné contient tous les dossiers pour lesquels l'archivage automatique d'Outlook est activé par défaut, ainsi que leur période d'ancienneté standard :

Dossier Période de vieillissement (en mois)
Contenu de la boîte de réception et brouillons d'e-mails6
Boîte d'envoi3
Entrées de calendrier6
Tâches6
Journal6
E-mails envoyésdeux
E-mails supprimésdeux
Remarques6

Comment archiver les e-mails dans Outlook 2007 et 2016 ?

Ci-dessous sont les étapes pour activer l'archivage pour votre Outlook 2007 et 2016 :

Archivage des dossiers sur Outlook 2016 :

Étape 1 : Cliquez sur le menu « Fichier » dans votre Outlook, puis allez dans « Info » -> « Outils de nettoyage » -> « Nettoyer les anciens temps »

Boîte de réception MS Outlook

Étape 2 : Sélectionnez l'option Archiver ce dossier et tous les sous-dossiers. Cliquez sur les dossiers à archiver.

Sélectionnez l'option Archiver ce dossier et tous les sous-dossiers. Cliquez sur les dossiers à archiver.

Étape 3 : Maintenant, saisissez une date sous l'option Archiver les éléments antérieurs à

Maintenant, saisissez une date sous l'option Archiver les éléments antérieurs à

Étape 4 : Cochez la case à côté d'Inclure les éléments avec Ne pas archiver automatiquement si vous ne souhaitez pas les archiver automatiquement.

Étape 5 : Choisissez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer les données archivées et cliquez sur OK

Archivage des dossiers sur Outlook 2007 :

Étape 1 : Allez dans le menu Fichier et cliquez sur Archiver

Étape 2 : Cliquez sur le bouton radio à côté de l'option Archiver ce dossier et tous les sous-dossiers et écrivez une date sous Archiver les éléments antérieurs à.

Cliquez sur le bouton radio à côté de l'option Archiver ce dossier et tous les sous-dossiers et écrivez une date sous Archiver les éléments antérieurs à.

Étape 3 : Cliquez sur Parcourir sous l'option Fichier d'archive. Et indiquez un nouvel emplacement, fichier ou dossier si vous ne souhaitez pas utiliser l'emplacement par défaut.

Étape 4 : Cliquez sur la case à cocher à côté de Inclure les éléments avec Ne pas archiver automatiquement coché. Vous pouvez le faire pour remplacer les paramètres des dossiers qui ne seront pas automatiquement archivés.

Étape 5 : Enfin, cliquez sur OK

Comment désactiver le nettoyage de la boîte aux lettres Outlook ?

Vous pourriez craindre de perdre certains anciens éléments en raison du paramètre AutoArchive qui supprime automatiquement les anciens éléments et en transfère certains dans un dossier d'archivage. Ainsi, vous pouvez empêcher que cela ne se produise en désactivant la fonction de nettoyage pour tous les dossiers ou seulement quelques dossiers. Voici comment:

Désactivation du nettoyage automatique pour un seul dossier :

Étape 1 : Ouvrez votre compte Outlook et cliquez avec le bouton droit sur le dossier que vous ne souhaitez pas archiver automatiquement.

Étape 2. Sélectionnez Propriétés dans le menu déroulant.

Étape 3 : Maintenant, cliquez sur Ne pas archiver les éléments dans ce dossier, puis sur Appliquer.

Étape 4 : Pour fermer la fenêtre contextuelle, cliquez sur OK.

Désactivation des paramètres de nettoyage automatique pour tous les dossiers :

Si vous ne souhaitez pas utiliser la fonctionnalité d'archivage automatique pour un dossier, suivez les étapes ci-dessous pour la désactiver :

Étape 1 : Ouvrez Outlook sur votre ordinateur et visitez l'onglet Fichier

Étape 2 : Allez dans la barre latérale gauche et cliquez sur Options. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira.

Étape 3 : Visitez la section Avancé et cliquez sur l'option Paramètres d'archivage automatique sous l'en-tête d'archivage automatique.

Étape 4 : décochez la case Exécuter l'archivage automatique tous les x jours pour désactiver la fonction d'archivage automatique.

Décochez la case Exécuter l'archivage automatique tous les x jours pour désactiver la fonction d'archivage automatique.

Sinon, vous pouvez simplement personnaliser les paramètres par défaut pour l'archivage automatique selon vos préférences. Vous pouvez ajuster la période par défaut pour les éléments Outlook AutoArchive. En outre, vous pouvez définir si vous souhaitez que les anciens éléments Outlook soient archivés ou supprimés définitivement une fois la période de vieillissement terminée.

Comment archiver manuellement les dossiers Outlook ?

Si vous ne souhaitez pas tout archiver dans votre boîte aux lettres, vous pouvez sélectionner manuellement ceux que vous souhaitez archiver. Voici les étapes pour archiver manuellement vos dossiers Outlook :

Étape 1 : Choisissez un dossier et créez un nouveau dossier d'archive ou un fichier .pst

Vous avez besoin d'un dossier local ou d'un dossier .pst qui servira de lieu de stockage de tous les e-mails et données archivés de votre boîte de réception. Pour faire la même chose, faites d'abord un clic droit sur Sur mon ordinateur dans votre liste de dossiers, puis cliquez sur Nouveau dossier. Enfin, nommez-le quelque chose comme Courriels archivés afin que vous puissiez reconnaître à quoi il sert plus tard.

Étape 2 : Définir les paramètres d'archivage automatique

Allez dans Outils puis cliquez sur Règles. Cliquez sur Exchange dans votre section Sur mon ordinateur et sélectionnez le signe + vers le bas de la fenêtre.

Étape 3 : Définissez la période pour les e-mails que vous souhaitez archiver

Allez dans le menu Lorsqu'un nouveau message arrive et cliquez sur Date de réception. Changez-le pour la durée recommandée de 120 à 180 jours. Ensuite, passez à la section Faire ce qui suit et changez-la en Déplacer le message + Courrier archivé.

Cliquez sur Activé puis sur OK. Dans certaines anciennes versions de Microsoft Outlook, vous pourriez avoir besoin de différentes étapes qui sont les suivantes : Outils -> Options -> Autre -> Archivage automatique.

Etape 4 : Appliquer la nouvelle règle d'archivage sur les dossiers e-mails à archiver

Sélectionnez le dossier de messagerie que vous souhaitez archiver et cliquez sur Messages suivi de Règles et définissez la fonction d'archivage automatique sur 180 jours (recommandé). Effectuez la même opération sur chaque dossier de messagerie dont vous souhaitez archiver les données, puis attendez que votre boîte aux lettres Outlook soit réorganisée.

Étape 5 : Accéder à vos e-mails archivés

Accédez simplement à la colonne de gauche des dossiers ou accédez à la liste des fichiers .pst que vous avez sur votre ordinateur avec tous vos autres dossiers de messagerie.

Dernières pensées

Certains serveurs Microsoft Exchange peuvent ne pas vous permettre d'archiver des éléments en raison des stipulations de conservation du courrier de l'organisation. Vous devez donc comprendre les politiques de l'entreprise, sinon vous pourriez avoir violé les règles par inadvertance ou risquer de perdre des données.

Et c'était tout de notre côté à propos de l'archivage des e-mails sur Microsoft Outlook. Nous espérons que vous avez clarifié vos doutes et que vous avez pu archiver vos e-mails Outlook selon vos besoins.